招展是展览筹备的基础性工作。做好招展工作的前提条件是项目要好，工作要扎实。招展工作的具体要求是宣传充分，选择认真。理想的招展情况是申请参展的公司很多，组织者可以从中挑选最合适的公司。但是实际工作中可能正好相反，组织者招不到足够数量的参展公司。组织者希望的公司无兴趣或不情愿参展。于是捣毁粗寻找参展公司、甚至劝说不情愿的公司，最终接受许多不合适的公司参展。或者用行政命令、提供优惠等方法软说硬逼劝不合适的公司参展。还有一个困难的工作是剔除不理想的报名公司。所谓不理想的公司是指不可靠、不合作、不认真、不够水平档次、不成熟的参展者。这类公司参展可能会给组织者和整体展团带来很多麻烦，并可能导致秩序混乱和展出失败。

招不到足够的参展公司的原因很多，主要原因有：展览项目选择不合适，招展宣传力度不够，选择标准不明确或不可行等。因此做好招展组团工作的基本条件和要求是：项目要合适，宣传要充分，标准要实际，选择要慎重，管理要认真。工作做到家、展出效果好，就能建立起信誉，招展组团工作就会容易些。切忌短期观念和欺骗行为。

展览会招展就是通过各种方式将那些产品(服务)与拟办展览会主题相符的制造商、供应商、成果拥有者、服务提供者吸引进展览会。让其在展览会上展示和推销自己的产品、服务和技术成果;所谓招商就是通过各种方式将那些对拟办展览会展示产品有需要和感兴趣的采购商和其他观众引进展览会。

展览会招展策划一般包括以下内容。

1.展览会的简介

简介是用简洁的语言对展览会作一个轮廓性的描绘，它要向参展商扼要地说明展览会的宗旨、层次水平、功能和发展前景等。

2.展览会组织者

展览会组织者即举办单位。因为我国对国际展实行主办单位资格认定制，即只有国家有关部门认定的机构方，有权主办国际展，因此在我国有主、承办单位之分。没有主办资质的机构只能做承办单位。除了主、承办单位外还有一些其他相关机构协助展览会举办的组织。

3.专业设置

所谓专业设置就是展览会的展览分类和范围。在招展朽中说明专业设代是要告示拟议中的展览的内容，潜在的展商可以据此决定是否前来参展。

专业设置介绍的详略人们有不间的看法，有的认为应该详细一些，以便于厂商作决策。有的则提出不必过于烦琐，因为业内企业对有关专业一看便知道。应该视具体情况而定。

4.历史业绩

新加坡的一家著名展览公司的负责人种说过，第一次举办的展览很难吸引厂商前去参展。因为会展是一种远期要约，人们无法事前顶计拟议中的展览会质量如何、举办单位是否有诚信。说服潜在今展商的址好方法就址向他们介绍以往历届展览成功举办的情况。历史业绩部分非常重要，因为它最有说服力。

5.参展收费标准

参展收费即展览空间出租费，这是展览举办方的基本收人，当然也是参展商的基本支出，必然是潜在展商最关心的部分之一。

日前我国对国内企业、三资企业和外国企业是分别收费的。展位的出租单位分两种：一种是标准展位(3mx3m)，另一种是光地，对光地出租一般是有最低起租面积限制的。有的招展书将收费设计成价目表，这样更为清晰。

6.展览会宣传和专业观众组织

前面已经说明潜在的参展商是十分在意展览会的专业观众的，因为他们是企业产品潜在的买方，所以，招展书中应该说明展览会组织机构招商工作的打算和实施方案，包括通过什么渠道、什么方式组织专业观众等。

7.服务项目

展览会期间展览组织者将向参展商提供各种服务。这些服务非常重要，离开这些服务招展工作无法展开。同时服务也是一种竞争手段，组织者提供的服务越多，对参展商吸引力越大。在招展书中，应向参展商明确说明哪些项目是免费服务，哪些项目是收费服务。一方面使参展商有所计划和准备。另一方面避免出现不必要的纠纷。

8.其他有关事项

招展书的最后还必须将一些参展的具体事项告诉潜在参展商，如展览的日程安排、与展览组织机构联系的方式，以及参展费用的汇款方式和途径等等。日程安排一般分：布展日期、撤展日期、展出日期及每日对外开放的时间。汇款事宜包括汇款对象公司名称、开户银行、银行账号。

9.参展申请表

招展书应附参展申请表供参展商填写，以便展览会组织机构掌握展商的信息和其体要求。参展商将参展申诸表填报给主办方，即表明该参展商已有意向参展，但真正参展一般要以支付摊位费为准。